Jak archiwizować dokumenty księgowe w firmie

2017-04-01 21:30:01 Jak archiwizować dokumenty księgowe w firmie

Dokumenty księgowe powinny być przez pewien czas przechowywane w firmie. Mogą one pomóc podatnikowi udowodnić okoliczności związane z jego działaniami np. podczas kontroli podatkowej. To także dla samego przedsiębiorcy sposób na kontrolowanie swoich wydatków oraz przychodów, jak również monitorowanie postępów oraz zmian zachodzących na przestrzeni ostatnich lat.

Jakie dokumenty archiwizujemy i jak długo?

Biuro rachunkowo-podatkowe Fintaxis Finanse stara się wywiązywać się ze swojego obowiązku i informuje klientów o konieczności archiwizacji takich dokumentów, jak: rejestry VAT, księgi przychodów i rozchodów, ewidencje sprzedaży, kopie rocznych zeznań, deklaracje podatkowe, dowody księgowe w tym te, które potwierdzają zakup i sprzedaż oraz spisy z natury. Każdego m-ca na bieżąco nasi specjaliści drukują niezbędne zestawienia w celu ich archiwizacji. Zachowujemy również kopie w wersji elektronicznej.

Przepisy prawa podatkowego wskazują na konieczność przechowywania ksiąg przychodów i rozchodów przez okres 5 lat. Korzystając jednak z internetowego biura rachunkowego, nie mamy obowiązku drukowania zestawień, a księgi można archiwizować w formie elektronicznej. To wygodne i praktyczne rozwiązanie, które pozwala uniknąć gromadzenia w biurze dużej ilości dokumentów, jak też przekłada się na większy porządek w dokumentacji podatkowej. Istnieją więc dwa sposoby przechowywania dokumentów – w wersji papierowej i elektronicznej.

Trzeba jednak pamiętać, że internetowa księgowość powinna wymuszać na przedsiębiorcy odpowiednie zabezpieczenie dokumentów przez uszkodzeniem, jak też zmianą danych. Zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu należy zgłosić w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem naczelnikowi urzędu skarbowego.

Przedsiębiorcy opodatkowani w formie ryczałtu

Przy ryczałtowcach sytuacja wygląda podobnie, a więc termin archiwizacji dokumentów jest taki sam, jak u podatników KPiR, czyli 5 lat. Nie rozliczają oni kosztów uzyskania przychodów, ale mają obowiązek posiadać i przechowywać wszelką dokumentację dotyczącą towarów. Zarówno w przypadku KPiR, jak też ryczałtu wymagana jest archiwizacja wszelkich dowodów księgowych w miejscu, w którym prowadzana jest działalność gospodarcza, w siedzibie spółki, o ile działalność prowadzona jest w takiej formie lub też w biurze rachunkowym Fintaxis Finanse we Wrocławiu lub innym mieście, w którym korzystamy z takich usług. W tym ostatnim przypadku trzeba jednak pamiętać o zawiadomieniu o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Doradca Podatkowy, Kancelaria Podatkowa, Biuro Rachunkowe, Biuro Podatkowe, Kadry i Płace, Księgowość online, Biuro Rachunkowe Online, Fintaxis Finanse.

Pozostałe aktualności

2019-06-18 15:06:28 Nowe przepisy SPLIT PAYMENT już od września 2019 roku
Czytaj więcej →
2019-05-05 17:28:51 Mikropożyczka i pożyczka rozwojowa woj. dolnośląskie
Czytaj więcej →
Fintaxis Finanse - Departament Wsparcia Biznesu