O każdej zmianie danych podatkowych przedsiębiorca jest zobowiązany poinformować odpowiednie instytucje. Termin, w jakim powinno się wywiązać z tego obowiązku, to 7 dni od dnia zmiany. To, w jaki sposób należy to zrobić oraz jakim organom konieczne jest dostarczenie takiej informacji, warunkuje wiele czynników.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
Przedsiębiorcy wpisani w CEIDG, jak również Ci, którzy nie są objęci wpisem, aktualizacji danych dokonują za pośrednictwem tej ewidencji. Związane jest to ze złożeniem wniosku CEIDG-1 z możliwością dołączenia załączników, tj. CEIDG-MW, CEIDG-RB, CEIDG-RD, CEIDG-SC, CEIDG-POPR.
W przypadku osób fizycznych, które nie są przedsiębiorcami wpisanymi w CEIDG, a ich identyfikatorem podatkowym jest NIP, aktualizacji danych dokonują, wypełniając formularz NIP-7, a następnie składając go osobiście bądź wysyłając do urzędu skarbowego. Doradca podatkowy biura rachunkowego Fintaxis Finanse zwraca uwagę na brak obowiązku informowania o zmianach przekazywanych fiskusowi z rejestru PESEL, co dotyczy jedynie przedsiębiorców wpisanych w CEIDG.
Krajowy Rejestr Sądowy
Jeżeli chodzi o osoby prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej i nie podlegające wpisaniu do KRS, zgłoszenia aktualizacji dokonują oni na druku NIP-2, w wypełnieniu którego zawsze może pomóc biuro rachunkowe Fintaxis Finanse.
Przedsiębiorcy wpisani do bazy KRS zmiany danych objętych wpisem do KRS dokonują poprzez złożenie wniosku do sądu. Zaktualizowane dane zostaną przesłane do odpowiednich urzędów, jak ZUS, US i GUS. Jeżeli jednak zmiany dotyczą danych uzupełniających, konieczne jest poinformowanie o nich naczelnika urzędu skarbowego na formularzy NIP-8. Przedsiębiorca musi to uczynić przed upływem 7 dni od dnia, w którym dokonano zmiany. Następnie umieszczane są one w CRP KEP i tym samym przekazywane do rejestru REGON i do Centralnego Rejestru Płatników Składek. Doradca podatkowy Fintaxis Finanse wskazuje na możliwość składania formularza NIP-8 drogą elektroniczną w celu zaoszczędzenia czasu.
Obowiązki podatników VAT
Podatnicy VAT są ponadto zobowiązani do zgłoszenia rejestracyjnego (VAT-R). Podatnicy zwolnieni z VAT nie mają takiego obowiązku, jednak mogą dokonać zgłoszenia, po którym zarejestrowani zostaną jako „podatnicy VAT zwolnieni”.
Nie wszystkie modyfikacje danych podatkowych podlegają jednak aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Jest to konieczne, kiedy zmianie ulegają informacje, które nie są objęte obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Jeżeli np. zmienia nie nazwa przedsiębiorstwa, nie ma takiego obowiązku.
