Rozliczenie kosztów podróży przedsiębiorcy

2018-09-10 15:34:39 Rozliczenie kosztów podróży przedsiębiorcy

Każdy właściciel firmy utrzymujący relacje biznesowe z kontrahentami raz na jakiś czas odbywa podróże służbowe. Wydatki z tym związane mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu i w ten sposób pomniejszać o tę kwotę podstawę opodatkowania. Co należy zrobić i jak opisać dokumenty pytamy Doradcę podatkowego wrocławskiego biura rachunkowego Fintaxis Finanse.

 

Definicja podróży służbowej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym to nic innego, jak wykonywanie pracy poza miejscowością, w której prowadzona jest działalność gospodarcza. Warunkiem jest tutaj, aby wydatki poniesione przez przedsiębiorcę podczas delegacji służyły osiągnięciu lub zachowaniu przychodów albo zabezpieczeniu ich źródła. Dodatkowo musi to być wydatek spoza spisu kosztów, które nie stanowią z zasady kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ustawy o pdof).

Prowadzący działalność gospodarczą powinien posiadać dokumenty potwierdzające, że poniesione przez niego wydatki faktycznie miały związek z wykonywaniem obowiązków służbowych. Takimi dowodami mogą być zawarte umowy, materiały ze szkoleń, korespondencja itd.

Przepisy nie narzucają przedsiębiorcy rodzaju środków transportu, jakimi może on podróżować. Ważne jest natomiast, aby dobrze ten wydatek udokumentować. Pomocne są tu w szczególności faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów za fakturę można uznać bilet jednorazowy dokumentujący przejazd na trasie nie mniejszej niż 50 km, będący np. biletem lotniczym, kolejowym, opłatą za autostradę, biletem za podróż środkami transportu wodnego, statkami czy promem.

Takie bilety powinny zawierać poniższe informacje:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Jeżeli podróż służbowa odbywa się samochodem, do rozliczenia jej potrzebna będzie faktura, jednak tylko na terenie Polski. Zagraniczne wydatki poniesione na paliwo mogą być rozliczone na podstawie paragonu lub dokumentu kasowego. Na takim paragonie nie powinno zabraknąć informacji, takich jak swoje nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz rodzaj (nazwę) nabytego towaru.

Podobnie jest w przypadku wydatków poniesionych w związku z noclegiem w kraju i zagranicą a także innych opłat związanych z wykonywanymi zadaniami, jak opłaty za szkolenia bądź udział w targach. Te koszty również muszą być potwierdzone fakturą.

Inaczej natomiast sytuacja wygląda w przypadku kwot przeznaczonych na wyżywienie – tłumaczy nam księgowa biura rachunkowego Fintaxis. Tych kosztów, nawet potwierdzonych fakturą, nie możemy dopisać do kosztów uzyskania przychodów, gdyż mogą one być postrzegane jako wydatki prywatne. Natomiast przedsiębiorca ma możliwość pobrania dziennej diety na wyżywienie, której wysokość uzależniona jest od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa oraz jej długości. Taką dietę można już ująć w kosztach.

Po zakończeniu podróży należy ten fakt zewidencjonować. Potrzebny jest do tego dokument wewnętrzny zawierający:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

 

Po więcej informacji zapraszamy na spotkanie do siedziby naszego biura we Wrocławiu przy ul. Szpaczej.

Fintaxis Finanse

Pozostałe aktualności

2024-02-07 12:35:19 Pożyczka Obrotowa do 3 MLN zł - DOLNOŚLĄSKIE!

Województwo dolnośląskie stawia na innowacje i konkurencyjność przedsiębiorstw! Dzięki nowemu Funduszowi Powierniczemu o wartości 278 mln zł, mikro, małe i średnie firmy oraz przedsiębiorstwa typu small mid-caps i mid-caps z regionu będą mogły zainwestować w rozwój, automatyzację oraz ekoinnowacje. Projekt przewiduje wsparcie dla co najmniej 701 przedsiębiorstw, w tym 91 MŚP wprowadzających

Sprawdź szczegóły!

Czytaj więcej →
2024-02-01 11:04:31 Wschodnia Polska: Pożyczka na rozwój turystyki do 1 MLN zl - Oproc. 2%!

Przedsiębiorstwa z sektora turystycznego i pokrewnych branż mogą teraz skorzystać z atrakcyjnej formy wsparcia finansowego, która ułatwi rozwój ich działalności. Pożyczka na rozwój turystyki oferuje korzystne parametry, co czyni ją atrakcyjną opcją dla firm poszukujących funduszy na inwestycje.

Sprawdź szczegóły!

Czytaj więcej →
2024-01-26 09:21:27 Nowe produkty Unijne na 2024 rok!

Dowiedz się, dlaczego 2024 rok może być znaczącym okresem dla przedsiębiorstw, otwierając nowe możliwości inwestycyjne i sprzyjając zrównoważonemu rozwojowi sektora MŚP. Nie przegap szansy na uzyskanie ważnych informacji na temat unijnych wsparć finansowych, które mogą wpłynąć pozytywnie na kondycję polskiego biznesu. Zainicjuj swój sukces i zdobądź kluczowe wskazówki dotyczące korzystania z dostępnych funduszy inwestycyjnych!

Sprawdź szczegóły!

Czytaj więcej →
2024-01-24 11:56:21 Mieszkanie na START: Nowy program na 2024 rok!

Marzysz o własnym gniazdku, a dotychczasowe warunki kredytowe sprawiały, że to wydawało się niemożliwe? Ministerstwo Rozwoju i Technologii ma dla Ciebie rewolucyjne rozwiązanie! W drugiej połowie 2024 roku startuje program Mieszkanie na Start – klucz do Twojego wymarzonego lokum.

Oprocentowanie od 0% do 1,5%

Sprawdź szczegóły!

Czytaj więcej →
Fintaxis Finanse - Departament Wsparcia Biznesu
Verified by MonsterInsights