Każdy właściciel firmy utrzymujący relacje biznesowe z kontrahentami raz na jakiś czas odbywa podróże służbowe. Wydatki z tym związane mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu i w ten sposób pomniejszać o tę kwotę podstawę opodatkowania. Co należy zrobić i jak opisać dokumenty pytamy Doradcę podatkowego wrocławskiego biura rachunkowego Fintaxis Finanse.
Definicja podróży służbowej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym to nic innego, jak wykonywanie pracy poza miejscowością, w której prowadzona jest działalność gospodarcza. Warunkiem jest tutaj, aby wydatki poniesione przez przedsiębiorcę podczas delegacji służyły osiągnięciu lub zachowaniu przychodów albo zabezpieczeniu ich źródła. Dodatkowo musi to być wydatek spoza spisu kosztów, które nie stanowią z zasady kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ustawy o pdof).
Prowadzący działalność gospodarczą powinien posiadać dokumenty potwierdzające, że poniesione przez niego wydatki faktycznie miały związek z wykonywaniem obowiązków służbowych. Takimi dowodami mogą być zawarte umowy, materiały ze szkoleń, korespondencja itd.
Przepisy nie narzucają przedsiębiorcy rodzaju środków transportu, jakimi może on podróżować. Ważne jest natomiast, aby dobrze ten wydatek udokumentować. Pomocne są tu w szczególności faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów za fakturę można uznać bilet jednorazowy dokumentujący przejazd na trasie nie mniejszej niż 50 km, będący np. biletem lotniczym, kolejowym, opłatą za autostradę, biletem za podróż środkami transportu wodnego, statkami czy promem.
Takie bilety powinny zawierać poniższe informacje:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Jeżeli podróż służbowa odbywa się samochodem, do rozliczenia jej potrzebna będzie faktura, jednak tylko na terenie Polski. Zagraniczne wydatki poniesione na paliwo mogą być rozliczone na podstawie paragonu lub dokumentu kasowego. Na takim paragonie nie powinno zabraknąć informacji, takich jak swoje nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz rodzaj (nazwę) nabytego towaru.
Podobnie jest w przypadku wydatków poniesionych w związku z noclegiem w kraju i zagranicą a także innych opłat związanych z wykonywanymi zadaniami, jak opłaty za szkolenia bądź udział w targach. Te koszty również muszą być potwierdzone fakturą.
Inaczej natomiast sytuacja wygląda w przypadku kwot przeznaczonych na wyżywienie – tłumaczy nam księgowa biura rachunkowego Fintaxis. Tych kosztów, nawet potwierdzonych fakturą, nie możemy dopisać do kosztów uzyskania przychodów, gdyż mogą one być postrzegane jako wydatki prywatne. Natomiast przedsiębiorca ma możliwość pobrania dziennej diety na wyżywienie, której wysokość uzależniona jest od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa oraz jej długości. Taką dietę można już ująć w kosztach.
Po zakończeniu podróży należy ten fakt zewidencjonować. Potrzebny jest do tego dokument wewnętrzny zawierający:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Po więcej informacji zapraszamy na spotkanie do siedziby naszego biura we Wrocławiu przy ul. Szpaczej.
Fintaxis Finanse
